O que você precisa saber para fazer um Planejamento Financeiro no setor de serviços

Através de uma breve pesquisa na internet, conseguimos encontrar dados que nos mostram números alarmantes de empresas que não exercem práticas de um bom planejamento financeiro.

 

De acordo com o Sebrae, sua pesquisa sobre a mortalidade nos mostra que cerca de 50% das empresas não passam dos 5 anos de sobrevivência, e um dos principais motivos é a falta de gestão financeira.


No contexto atual de pandemia, estamos passando por situações sem precedentes, e esse evento tem impulsionado cada vez mais as pessoas que, antes exerciam atividades por hobbies e mero prazer individual, a comercializar seus produtos e serviços. 


Um levantamento realizado pelo Workana, plataforma que conecta profissionais autônomos a empresas, registrou um crescimento de mais de 38% em sua base de freelancers brasileiros por conta da pandemia.


O período está marcado pela palavra-chave “inovação”, vemos um forte avanço da tecnologia somado ao estímulo “forçado” que a pandemia vem nos trazendo, transformando serviços presenciais em digitais. 


Diante desse cenário, a pergunta é, será que o setor de serviços está preparado para manter seus negócios em funcionamento?


Neste artigo iremos abordar um dos principais temas dentro de um negócio: o planejamento financeiro, em especial, iremos aprofundar em como montar uma boa gestão para o setor de serviços. 


Então, se você é prestador de serviços ou pretende começar um negócio nesse ramo, fique ligado nas dicas que iremos te mostrar. Vamos lá?


O que é planejamento financeiro?

O planejamento financeiro da empresa é o processo de estabelecer diretrizes que orientam o negócio a se tornar mais rentável, estabelecendo ferramentas de controle que possam garantir uma boa saúde financeira. 


O planejamento financeiro bem aplicado e compartilhado a todos de uma forma clara e objetiva é um indicativo de crescimento e sucesso ao seu negócio. Além disso, é importante que esse documento possa estar em plena conformidade com o plano de negócio. 


É através dessa visão que conseguimos criar ações estratégicas que possam nos guiar a um propósito maior. 

 

Vemos, infelizmente, muitas empresas que começam suas atividades fadada à estagnação por não terem objetivos claros sobre onde querem chegar e propensão à falência sem um bom planejamento estratégico, e o problema é ainda maior quando encontramos nela a falta de gestão financeira.

 

Acompanhar as finanças de perto nem sempre é uma atividade fácil, mas com disciplina e consistência, mostraremos que é possível manter a saúde financeira da sua empresa saudável e equilibrada.


Planejamento Financeiro em Serviços

A importância do planejamento financeiro para prestadores de serviço

Sabemos que tomar decisões financeiras nos leva tempo, por mais que usemos inúmeras das ferramentas e técnicas que existem para nos auxiliar nas tomadas de decisões, é através da nossa capacidade de extrair insights sobre indicadores, que de fato, nos mostra a importância de termos um planejamento financeiro.


A gestão financeira para empresas prestadoras de serviços tem seus próprios caminhos, que, na prática, seguem direções diferentes da comercialização de produtos. Embora, tenham muitos pontos em comum, usam-se práticas específicas para lucrar com serviços. É um modelo de visão de negócio diferente que vale a atenção.


A importância de criar ou implementar uma gestão financeira nesse setor parte de pesquisas feitas no mês de fevereiro de 2021 pela Serasa Experian, os dados nos mostram que cerca de 47 milhões de dívidas negativadas foram registradas neste mês e cerca 51,2% dessas dívidas vem do setor de serviços, além de que desde 2018, o número de dívidas cresceu em mais de 6%.


Por outro lado, a Serasa Experian registrou em janeiro de 2021 mais de 245 mil novas empresas abertas no setor de serviços. O que isso representa? Isso significa que temos novas empresas surgindo, e a ideia de começar o negócio com uma visão já estruturada sobre as práticas de um planejamento financeiro adequado ao setor evitará ações, muitas vezes, de captar dinheiro de terceiro, gerar dívidas e atingir uma possível falência.


Como criar um planejamento financeiro para os meus serviços

Com os passos que serão abordados neste artigo, você terá uma visão mais ampla sobre como construir o planejamento financeiro e levar conceitos para o seu dia a dia a fim de gerir e otimizar os recursos financeiros das suas empresas. Vamos lá?


1. Levantamento dos dados

Um dos primeiros passos para criar um planejamento financeiro para os serviços é fazer um diagnóstico de como está sua gestão financeira hoje – Caso esteja criando sua empresa do 0, confira nossos próximos passos – Nesse contexto, é importante levantar os saldos de todas as contas, despesas e previsões de entradas. 


Quais são suas receitas, ou seja, de onde vem o dinheiro que você ganha; quais são suas despesas fixas, ou seja, mesmo que você não ganhe dinheiro, você terá que pagar obrigatoriamente. E… Como eu faço isso?


Você pode adotar um sistema de contas simples, através de uma planilha eletrônica como o Excel que oferece inúmeras funções que auxilie nessa etapa, ou se preferir, dependendo do nível que sua empresa se encontra, um aplicativo ou software financeiro que irá otimizar o seu tempo e trazer gráficos de forma automatizada e didática para seu dia a dia. 


Caso não esteja familiarizado com fórmulas e todo o raciocínio lógico que o Excel exige, é recomendável o uso dos softwares financeiros. Conhecendo o atual cenário é possível identificar os principais gargalos que podem estar impedindo a sua empresa de avançar e gerar mais lucro. 

 

De repente, você pode estar gastando mais do que deveria ou captando empréstimos, o que pode estar gerando dívidas, no qual uma boa análise e gestão você diminuiria as possibilidades de captação de linhas de créditos e trabalhar melhor os recursos próprios da sua empresa. 


É importante salientar que todos os dados precisam estar alinhados e conciliados para que o período de análise das informações possam ser precisas e coerentes.


2. Compreenda seus custos

Esse é um passo para fazer um planejamento financeiro eficaz e ter uma ampla visão sobre os custos que você tem com a sua empresa. 


Às vezes, pensamos que o que importa a ser registrado são somente as movimentações com valores altos, porém isso não seria o ideal, porque há gastos que passam despercebidos que aparentemente são inofensivos, que colocando individualmente em um fluxo de caixa possa não fazer tanto impacto. 


Todavia, ao observamos uma recorrência de gastos pequenos e uma análise mais ampla, conseguimos ter a noção do quanto isso pode interferir ou o quanto poderia ser bem mais aproveitado e investido na compensação de não ter gasto esses valores.


Portanto, por mais difícil que seja manter 100% do fluxo de caixa precisamente sincronizado ou conciliado, precisamos mensurar desde os menores gastos, para ter um controle efetivamente bom.


Tire um pequeno tempo para analisar seus custos, compreenda quais deles há recorrência, os que são esporádicos, os que oscilam em valor, mas todos os meses aparecem, as taxas e impostos… No geral, os que estão atrelados a seu produto e os que estão atrelados à estrutura do seu negócio.


Essa análise pode ser fundamental para a redução de custos, por nela pode ser identificados gastos que poderiam ser convertidos em investimentos na sua empresa, ou seja, despesas desnecessárias ou até mesmo aqueles custos que abrem margem para possíveis negociações com seus fornecedores.


3. Entenda suas movimentações financeiras

O dia a dia da sua empresa, dependendo do seu ramo de negócio pode ser caótico pela demanda de registros que precisam ser feitas ou, por outro lado, ser mais tranquila. Ambos, exigem controle efetivo sobre suas entradas e saídas, uns com mais frequência e outros com pouca (focando em melhorias em outras áreas).


O acompanhamento do fluxo de caixa vai depender do quanto você está disposto a se comprometer com o rumo da sua empresa. Quanto mais tempo deixamos de analisar a área financeira, menos insights conseguimos extrair. Insights significa ideias e estratégias que performam o ritmo da empresa buscando alcançar resultados diferentes a cada mês.


Cada registro é meramente importante a ser analisado.  E algumas perguntas podem nortear o ciclo financeiro da sua empresa como: as entradas que recebo respeitam um prazo adequado de recebimento? Será que estou pagando antes de receber? Pagamentos atrasados refletem em juros e multas. Ah! Mas são valores insignificantes no meu caixa!


Voltemos aos pontos em que, valores pequenos que a longo prazo e somados com certa frequência podem se tornar peças significantes para prejudicar o fluxo de caixa.


Entenda suas movimentações, os prazos de pagamentos e recebimentos, observa um ponto simples, se você tem pagado antes de receber, isso significa que seu ciclo financeiro está invertido e precisa urgentemente de ser organizado, entra nesse ponto a capacidade de negociação (que para um empresário é fundamental) com os fornecedores sobre prazos e formas de pagamento.


4. Faça a precificação correta dos seus serviços

Como você faz a precificação dos seus serviços? No “chutômetro”?


O preço precisa cobrir todos os custos do projeto (impostos, comissões, etc.) e ainda pagar as despesas fixas e, por fim, sobrar dinheiro para investimentos e lucro. E tudo isso depende da sua capacidade produtiva.


Para isso, podemos considerar uma das técnicas mais simples de precificar um produto, a taxa de marcação ou o Markup.


O Markup é a técnica para aplicar um valor em cima dos seus custos com o produto/serviço que possam remunerar a fim de pagar suas despesas fixas e gerar lucro e investimento.


É importante ter em mente que a precificação ruim pode afetar todo o seu planejamento financeiro, o valor errado que você cobra pelos seus produtos em que não pague o suficiente todos os custos atrelados ao serviço e a sua estrutura do negócio e não disponibiliza recursos para investimentos irá comprometer o andamento da sua empresa e o crescimento dela. 


Um dos fatores de muitas empresas captarem linhas de crédito ou irem à falência são as raízes fundamentadas na precificação errada. Então considere esse passo um dos mais importantes para iniciar a gestão financeira do seu negócio de forma saudável e isso não impacte significativamente seu ciclo financeiro.


5. Faça previsões de orçamento

Quando trabalhamos com um orçamento, os números começam a ter um sentido, sem elas, seriam verdadeiros “tiros no escuro”; por mais arrojado e desafiador que as previsões de orçamento sejam, elas precisam ser feitas. 


É a partir dela que começamos a ampliar nossa visão estratégica, dando uma direção para a empresa onde ela pretende chegar e, mais importante, estimulando você empreendedor a dar passos mais longos na busca pelo sucesso. 


O sucesso é uma habilidade, e como qualquer habilidade ela é treinável, aceite o desafio de pensar no que será melhor para sua empresa para os próximos meses e verás como a longo prazo isso começará a fazer sentido e crescimento ao seu negócio.


Você pode se basear nos meses anteriores, caso tenha algum histórico das movimentações feitas durante um período aceitável de 3 meses para poder ter uma média de quais foram as suas principais saídas, entradas e investimentos. 


Essas informações irão te ajudar a montar uma previsibilidade sobre o mês de competência, caso não tenha nenhum histórico de movimentações, é recomendável que use do orçamento base zero, no qual você estima valores mais próximos da realidade e o que seria ideal para sua empresa. 


É importante que essas previsões sejam realistas e factíveis, considerando o cenário político e econômico que influenciam seu nicho de mercado.


6. Separe o dinheiro pessoal com o dinheiro da empresa

Isso é um dos casos mais vistos em muitas empresas que estão iniciando e que já estão há  um tempo atuando no mercado, o problema é que o dinheiro da empresa não é caixa eletrônico. 


Há um custo a ser considerado que mantém o funcionamento da empresa, um caixa que sustenta as movimentações de curto prazo e investimentos que possam surgir, isso na empresa é fundamental para sua sobrevivência. 


Quando isso se mistura com as finanças pessoais, isso significa que não há clareza sobre o quanto a empresa gera em números ou acaba bagunçando todos os planos e previsões de orçamento que fazemos para determinado mês.


Ok, entendi que não é bom misturar o dinheiro da empresa, mas o que fazer nesse caso?

Ter um salário fixo todo mês. Esse salário fixo é chamado, nos termos de finanças empresariais, como pro labore, o que significa “salário dos sócios”. 


Ao deixarmos de ser empregado e passamos a empreendedor, pensamos erroneamente que iremos ter salários variáveis durante o mês, porém o que varia mês a mês é o faturamento da empresa e não o quanto irá sobrar para o empresário. 


Note que eu disse “salário fixo”, isso implica que precisa ser contabilizado como uma despesa fixa. Considerando o faturamento previsto do mês, os custos variáveis e outras despesas fixas, o pró labore precisa ser aceitável ao nível de não prejudicar o orçamento da empresa como um todo.


7. Se familiarize com conceitos e termos técnicos

No dia a dia da gestão financeira é comum encontrarmos muitos termos técnicos, é importante que saibamos o que é cada um deles e como eles influenciam diretamente ao seu negócio. Alguns dos termos que você pode encontrar:


  • Faturamento;
  • Contas a pagar e a receber;
  • Ativos;
  • Passivos;
  • Lucratividade;
  • Rentabilidade;
  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstração do resultado do exercício;
  • Depreciação;
  • Despesas fixas;
  • Despesas variáveis;
  • Despesas acumuladas;
  • Investimento;
  • Fluxo de caixa;
  • Capital de Giro.


Cada um deles tem seu valor, e uma boa análise sobre cada um deles, certamente, trará uma visão diferente sobre a gestão financeira que está integralmente relacionado ao seu planejamento.


8. Meça os resultados

Por fim, para compor esse conjunto de passos de como construir seu planejamento financeiro, de nada adiantará seguir à risca todos os passos que foi explicado e não tiver um acompanhamento rigoroso de resultados. 


Para isso, é importante medir todos os resultados que sua empresa vem coletando, dessa forma, você saberá se deve continuar com determinadas estratégias ou se deve investir em meios diferentes, caso os resultados estejam aquém do esperado. 


Faça revisões e monitore os resultados, após ser feito o orçamento, pode ser que apareçam situações de ajustes para se adequar aos valores que foram propostos gastar de acordo com uma análise profunda sobre os gastos e as receitas previstas. 


Portanto, considere o fato de que o acompanhamento afinco irá te proporcionar uma visão sobre como gerir e alocar os recursos de forma inteligente para o seu negócio.


Por fim, o planejamento financeiro é um assunto aparentemente complexo para muitos, porque exigem disciplina e perseverança, uns preferem basear seu negócio no achismo, o que é um risco enorme, outros até inicialmente começar a se arriscar nesse mundo, mas acham complexos demais e desistem no meio do caminho, e outros que terceirizam esse serviço.


O fato é que o planejamento financeiro como um todo precisa ser levado a sério, ainda mais as boas práticas de gestão financeira. Isso implica que, cada centavo que entrar e sair da empresa, cada registro que for computado nos sistemas de conta precisa ser devidamente analisado e levado a sério. 


São através dessas informações que conseguimos integrar os dados e extrair importantes ideias, que bem-organizadas, se traduzem em planos de ação. Planos esses que vão performando nossas metas e objetivos de forma tangível ao nosso negócio e cada vez mais próximo de alcançar um crescimento aceitável para a empresa.


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