Como melhorar a comunicação com time remoto.7 min read

Como melhorar a comunicação com time remoto.

Um dos maiores desafios do trabalho remoto, é a comunicação. Manter a equipe alinhada à distância, gerenciar os prazos e atividades concluídas e estar disponível para seu time, não é uma tarefa fácil.
Segundo pesquisa catho 37,2% dos brasileiros já fazem Home Office em algum momento e apesar de termos sidos “forçados” a nos adaptar a está rotina, já era claro que em algum momento as empresas iam ter que passar por essa readaptação e aprimorar seus processos com o objetivo de garantir a produtividade mesmo sem estar presente fisicamente no escritório.
Pensando nisso separamos algumas dicas, praticas para você melhorar a comunicação com time remoto:

Utilizei um programa para gerenciar as atividades e fluxos de trabalhos.

A tecnologia existe e temos que usar ela a nosso favor. Se você tem uma equipe de mais que três pessoas, posso dizer que é quase indispensável a utilização de um software para gerenciamento e controle das atividades.

Aqui na Midhaus, por exemplo, gerenciamos um time de mais 15 pessoas, controlando mais de 1000 atividades por mês, imagina se nós não tivéssemos um processo seguro para armazenar, planejar e gerenciar todas essas entregas? CAOS na certa.
A comunicação sobre uma atividade ou projeto em andamento, tem que acontecer dentro de um único lugar. Não faz nenhum sentido, você trocar informações com seu time a respeito de uma entrega, cada hora de uma forma diferente.
Separamos uma lista dos nossos, top 3 Software de gerenciamento de atividades:
  • Asana
  • Trello
  • Pipefy
Implemente um software na sua empresa e com certeza você terá melhoras no controle de prazos e  na organização das informações (chega de mil e-mails por dia, cada um falando sobre um projeto ou atividade diferente) tenha um gerenciamento imediato do que está acontecendo na sua equipe.

Defina Metas

Pare de achar que todos tem que adivinhar quais são expectativas a respeito de uma entrega ou um resultado, isso não acontece. As pessoas só vão saber quais são os resultados que elas têm que ter, o que elas precisam entregar e como elas precisam entregar, quando isso é previamente alinhado.
Por isso, defina metas claras de resultado e de desempenho com seu time. Isso vai melhorar muito a comunicação interna, já que todos estarão cientes de para onde o “barco” esta sendo remado.
Umas das metodologias mais renomadas quando o assunto é definição de metas de times é as OKRS ( Objectives and Key Results). O criador desse método é o Ex- CEO da Intel, Andrew.S Grave, mas a metodologia se tornou de fato conhecida quando foi implementada pela Google.
Basicamente o método ensina uma fórmula para definição de metras sendo elas:
  • “Eu vou” (Objetivo)
  • “Medido por” (conjunto de resultados-chave)
Ou seja, nos OKRs nós temos dois principais componentes:
  • Objetivos (O): declaração concisa da direção desejada pela empresa. Um bom objetivo tem que ser vividamente descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante será alcançá-lo.
  • Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja alcançado com sucesso.
O objetivo é qualitativo e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.
Esta é umas das ferramentas mais eficazes quando o assunto é gestão e comunicação, pois auxiliam na criação de foco e alinhamento do esforço de toda a equipe em torno de um objetivo desafiador.

Estabeleça um canal de comunicação direta

Eu sei que parece óbvio, mais não é todo mundo que realmente consegue executar isso quando está trabalhando de forma remota. Muitas das vezes, simplesmente por não ter uma ferramenta que possibilita uma interação instantânea com a equipe.
Não tem nada pior do que você precisar ter uma comunicação urgente com uma pessoa e simplesmente não a encontrar.
Aqui na Midhaus, utilizamos o Slack como nosso principal canal de comunicação síncrona. Evite utilizar o whatsapp como ferramenta de chat e busque uma ferramenta específica para essa função.
O Slack é uma ferramenta de comunicação em formato de chat que possibilita a criação de canais de suporte, conversas privadas e integrações com diversos outros softwares, facilitando ainda mais a comunicação com o time remoto.
Caso aconteça algo que impeça ele de estar online e disponível, basta ele notificar através das atualizações de status que a própria ferramenta disponibiliza, desta forma, todos os membros daquele time sabe quando alguém está ou não disponível. o facilita muito a comunicação e evita interrupções desnecessárias,
Procure deixar seus horários claros para seu time e sinalize de alguma forma quando você está online e quando você não gostaria de ser interrompido (por estar focado em uma tarefa).

Defina regras de comunicação

Esse é um dos prontos mais importante da comunicação de forma remota, afinal, falamos agora pouco sobre a importância do alinhamento das expectativas e prioridades certo? Por que quando o assunto é comunicação a regra seria outra?
Do mesmo jeito que as atividades possuem prioridades, os contatos também. Existem assuntos mais urgentes que necessitam de uma comunicação síncrona. Enquanto outros assuntos possuem uma prioridade menor e podem ser realizados por meio de comunicação assíncrona.
Você sabe a diferença entre essas duas categorias de comunicação?
  • O que é comunicação síncrona?

Comunicação síncrona é quando eu tenho um contato direto com uma pessoa, seja através de uma mensagem, ligação ou contato presencial. O importante é que o dialogo aconteça naquele momento (Ou seja, eu espero que ele me responda naquele momento)
  • O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é quando o contato não exige resposta imediata, podendo ser respondido na medida em que os envolvidos tenham tempo disponível.
Por isso é importante criar regras para quando cada um dos canais de comunicação e priorizá-los de acordo com a urgência do contato. Criamos esta piramide para te auxiliar nesta priorização:
 
Um ponto que vale ressaltar, é que quando você ou sua equipe optarem por realizarem uma comunicação assíncrona, é fundamental ter clareza nas informações que são solicitadas. Afinal, imagine um dialogo assim:
  • Pergunta: Oi, tudo bem?
  • Resposta: (2 DIAS DEPOIS) tudo sim e com você?
  • Pergunta: Gostaria de agendar uma reunião.
  • Resposta: (3 dias depois) Claro, Qual seria o assunto?
Olha quanto tempo foi perdido, simplesmente para realizar uma reunião e resolver um problema? A comunicação assíncrona, exige que você seja direto e claro com a finalidade do contato.
  • Pergunta: Oi, tudo bem? Gostaria de agendar uma reunião, no dia XX/XX, , para tratar de tal assunto. Minha agenda online está em AQUI (aplicativo). Aguardo a confirmação da melhor data e horário.

Apresente as coisas visualmente

Umas das vantagens de estar em um ambiente de trabalho presencial é poder apresentar ideias e sugestões de forma visual. E como resolver isto está distante da sua equipe?
Aqui na midhaus, usamos mais uma vez a tecnologia a nosso favor 🙂
O Loom é uma ferramente gratuita de gravação de tela, que permite a gravação de vídeos curtos ou longos da tela do seu computador. Tendo assim a aproximação com o time tanto precisa economizando muitas horas de reuniões, para apresentar algo que poderia ter sido apenas um video de 7 min.

Acredite na sua equipe

Talvez essa seja a cereja do bolo para que você tenha a melhor comunicação com seu time remoto. Você precisa, confiar no seu time. Sem confiança, a chance do trabalho remoto (ou até outro formato) funcione da maneira adequada é quase zero. É fundamental deixar bem claro você acredita e confia no sua equipe, tanto para cumprir prazos e executar tarefas, quanto para resolver problemas de maneira proativa.

Faça reuniões diárias

Por último, mais não menos importante, faça reuniões diárias para alinhamento. Com um horário programado todos os dias para o contato com a sua equipe, a comunicação fica muito mais alinhada a interação e cultura consegue ser transpassada e o resultado vai ser: SUCESSO.